Înainte de a-ți crea contul

— sfârșitul documentului —

I.                Cadrul general

Art. 1

(1)         ANEVAR tratează cu seriozitate protecția datelor cu caracter personal care îi sunt încredințate, securitatea acestora, precum și conformarea cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 – Regulamentul general privind protecția datelor. În acest sens, politicile de confidențialitate și securitate  reflectă preocuparea de a prelucra doar datele strict necesare pentru realizarea scopului activității asociației și păstrarea în siguranță a acestora.

(2)         Prezenta procedură reglementează modul în care sunt colectate, procesate, utilizate și păstrate datele cu caracter personal obținute atât în format fizic cât și electronic, de către Asociația Națională a Evaluatorilor Autorizați din România, numită în continuare „Asociația”.

 

II.              Temeiul legal în baza căruia ANEVAR colectează și utilizează date cu caracter personal:

Art. 2 ANEVAR colectează și procesează date cu caracter personal pentru îndeplinirea atribuțiilor sale astfel cum sunt acestea prevăzute în O.G. 24/2011 și  în Regulamentul de organizare și funcționare a Asociației Naționale a Evaluatorilor Autorizați din România, aprobat prin H.G. 353/2012, după cum urmează:

-        pentru a asigura evidența membrilor (inclusiv emiterea anuală a însemnelor de membru și expedierea acestora);

-        pentru a publica datele de contact ale evaluatorilor autorizați cu scopul de a facilita accesul publicului larg la serviciile de evaluare;

-        de prezentare publică în Tabloul Asociației, conform art. 12 din O.G. nr. 24/2011, aprobată prin Legea nr. 99/2013;

-        de a transmite membrilor săi știri și noutăți, anunțuri despre conferințe și programele de pregătire continuă, informări și alte comunicări de interes;

-        de a facilita accesul la programele online de pregătire continuă și de înscriere la manifestările profesionale organizate de asociație;

-        de a organiza examenele de atribuire a calității de membru stagiar și de dobândire a calității de evaluator autorizat;

-        de transformare în date anonime şi stocare ulterioară, exclusiv în scopuri statistice;

-        de a administra Biblioteca profesională ANEVAR, de a acorda și gestiona drepturile de acces, de a proteja materialele și drepturile de autor și de a asigura securitatea platformei;

-        de a transmite, prin canalul WhatsApp ANEVAR+, informări profesionale generale și comunicări opționale de interes pentru membrii Asociației și alte persoane interesate.

Art. 3 ANEVAR colectează și procesează date cu caracter personal și pentru:

(1)       încheierea unor contracte  atunci când prelucrarea este necesară pentru efectuarea demersurilor care se impun (spre exemplu – contracte de muncă, contracte în care Asociația este prestator, contracte de sponsorizare, contracte de publicitate etc.);

(2)       executarea unui contract, atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale.

(3)       respectarea unor obligații legale precum furnizarea de informații către o autoritate publică sau o instituție de aplicare a legii;

(4)       interesele legitime ale Asociației în decursul desfășurării unei activități în conformitate cu dispozițiile legii;

Exemple privind „interesele legitime” menționate mai sus sunt:

·        protejarea sistemelor IT.

·        menținerea securității sediului și personalului Asociației.

(5)       Prelucrarea datelor cu caracter personal în baza O.G. 24/2011 și a H.G. 353/2012 se realizează fără consimțământ, în baza obligațiilor legale.

 

III.            Prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul desfășurării activităților Asociației și relațiilor de muncă

Art. 4 Categorii de date cu caracter personal care fac obiectul prelucrării

Categoriile de date cu caracter personal care pot fi prelucrate de Asociație sunt:

4.1       Date necesare pentru organizarea evidenței membrilor Asociației și a examenului pentru dobândirea calității de membru stagiar:

(1)       date cu caracter personal de identificare sau de contact: numele și prenumele, data nașterii, sexul, codul numeric personal (CNP), seria și numărul actului de identitate/pașaportului, fotografie, adresa de domiciliu și/sau de corespondență/profesională, adresa e-mail, număr telefon, etc.;

(2)       date cu caracter personal privind pregătirea profesională: profesia, diplome de studii și/sau de absolvire cursuri de pregătire profesională;

(3)       date cu caracter personal privind ocupația: locul de muncă, funcția etc.

(4)       date speciale cu caracter personal, cum ar fi cele referitoare la sancțiunile disciplinare sau la cazierul judiciar (necesar pentru respectarea prevederilor art. 15 alin. (2), lit. b)  și art. 16 alin. (2), lit. d) din O.G. 24/2011) sau, în unele cazuri, date privind sănătatea. Temeiul juridic pe care ne putem baza pentru prelucrarea categoriilor speciale de date este consimțământul membrilor și obligația legală care ne revine pentru a prelucra astfel de date.

(5)       Pentru a administra calitatea de membru și pentru a-i ține la curent pe membrii săi cu informații importante legate de statusul lor, Asociația va utiliza datele acestora pentru a transmite, prin diferite mijloace de comunicare (telefon, e-mail, SMS, servicii de mesagerie electronică etc.) informări cu privire la situația cotizației anuale, a orelor de pregătire continuă, a poliței de asigurare de răspundere civilă profesională etc.

 

4.2      Date necesare pentru desfășurarea diferitelor activități ale asociației:

(1)         date financiare, cum ar fi numărul de cont bancar sau alte detalii legate de achitarea taxelor și cotizațiilor, precum și pentru achiziția de publicații prin magazinul online al ANEVAR , necesare pentru identificarea plăților de către departamentul contabilitate;

(2)         date de localizare, colectate automat la completarea formularelor on-line de pe site-ul ANEVAR (IP-ul conexiunii de internet);

(3)         statutul civil sau date cu caracter personal referitoare la familie (de exemplu – provenind din deciziile de acordare de indemnizații pentru creșterea copiilor sau din certificate de căsătorie sau hotărâri definitive de divorț) necesare pentru procesarea diferitelor solicitări formulate de membri (schimbarea numelui, transferarea la categoria de membru inactiv etc.)

(4)         date biometrice (imagini faciale) colectate de sistemul de monitorizare video instalat la sediul ANEVAR și imagini foto/înregistrări video de la manifestările profesionale, în scopul asigurării securității sediului, bunurilor și personalului, respectiv al promovării evenimentelor în publicațiile și pe paginile de social-media ale Asociației;

(5)         date cu caracter personal referitoare la furnizori și prestatori de servicii, precum și datele cu caracter personal ale reprezentanților acestora, în scopul executării relației contractuale;

(6)         date cu caracter personal referitoare la salariații ANEVAR, precum și date cu caracter personal ale candidaților pentru angajare, necesare pentru desfășurarea relațiilor de muncă sau pentru procesul de selecție, recrutare și angajare;

(7)         date cu caracter personal ale unor terți, provenind din rapoartele de evaluare și dosarele de lucru ale membrilor stagiari și/sau titulari, prelucrate în scopul desfășurării activităților didactice (formare profesională/pregătire continuă);

(8)         date cu caracter personal ale unor terți, provenind din reclamațiile formulate de autorități având ca obiect rapoarte de evaluare pentru care se solicită verificarea;

(9)         date cu caracter personal ale unor terți, provenind din rapoartele de evaluare prelucrate în cadrul cercetărilor disciplinare instrumentate de Comisia de etică și disciplină;

(10)     date cu caracter personal ale unor terți, provenind din rapoartele de evaluare și dosarele de lucru ale evaluatorilor autorizați, prelucrate în scopul desfășurării activității de monitorizare.

(11)     date cu caracter personal ale utilizatorilor Bibliotecii profesionale ANEVAR: numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul legitimației și categoria de membru, după caz, identificatorul contului și datele necesare autentificării, data și ora creării contului, data, ora și versiunea Termenilor și condițiilor acceptate, istoricul autentificărilor și al accesării materialelor, informații privind descărcarea sau tipărirea documentelor, adresa IP, informații tehnice privind dispozitivul, browserul și sesiunea de utilizare, precum și date referitoare la eventuale încălcări ale condițiilor de utilizare sau incidente de securitate;

(12)     date aferente autorilor și procesului editorial în cadrul Bibliotecii profesionale ANEVAR: numele și prenumele, numărul legitimației și calitatea de membru, datele de contact, semnătura, titlul materialului și calitatea de autor, declarațiile și garanțiile asumate de autor cu privire la originalitate, drepturile de autor, respectarea confidențialității și utilizarea instrumentelor bazate pe inteligență artificială, precum și observațiile, revizuirile și corespondența aferente procesului editorial, precum și, dacă sunt publicate împreună cu materialul, calitatea profesională, afilierea, fotografia sau o scurtă prezentare profesională. Conținutul materialului poate cuprinde date cu caracter personal ale autorului sau ale altor persoane numai în măsura în care include informații referitoare la persoane fizice identificate sau identificabile.

(13)     în contextul canalului WhatsApp ANEVAR+, informațiile asociate administrării canalului, reacțiile la conținut și datele statistice agregate privind numărul de urmăritori, vizualizările și interacțiunile cu postările, în măsura în care aceste informații sunt puse la dispoziția administratorului de către platforma WhatsApp. Canalul funcționează exclusiv ca instrument de difuzare, fără conversații între urmăritori.

 

4.3      Categoriile de persoane vizate

 

(1)         membrii titulari și stagiari ai Asociației

(2)         candidații la examenul pentru atribuirea calității de membru stagiar

(3)         furnizorii și prestatorii de servicii

(4)         personalul Asociației

(5)         vizitatorii sediului ANEVAR

(6)         persoane fizice (terți ne-membri) care formulează diferite solicitări

(7)         persoane fizice (terți ne-membri) ale căror date cu caracter personal sunt conținute în rapoartele de evaluare/dosarele de lucru procesate de ANEVAR în exercitarea atribuțiilor sale specifice (comunicarea punctului de vedere asupra conformității cu standardele de evaluare adoptate de Asociație a rapoartelor de evaluare realizate de evaluatorii autorizați; monitorizarea respectării regulilor și principiilor deontologice care guvernează activitatea evaluatorilor autorizați; formarea și perfecționarea profesională a membrilor etc.) 

(8)         candidații pentru angajare;

(9)         utilizatorii Bibliotecii profesionale ANEVAR, inclusiv persoanele care nu au calitatea de membru al Asociației;

(10)     autorii și persoanele care propun materiale pentru publicare în Biblioteca profesională ANEVAR;

(11)     urmăritorii canalului WhatsApp ANEVAR+ și persoanele care interacționează cu informările publicate.

 

IV.            Prelucrarea datelor personale în contextul utilizării site-ului web al Asociației

Art. 5   Atunci când utilizatorii accesează site-ul web al Asociației și se autentifică în contul de membru, vor fi colectate informațiile asociate conectării (numărul de legitimație, numele și prenumele, adresa de e-mail etc.).

Art. 6     Colectarea automată a datelor cu caracter personal are loc în anumite situații, la utilizarea unor secțiuni ale site-ului web (spre exemplu, la completarea formularelor de înregistrare la seminarii și/sau conferințe, la testarea online sau la completarea rapoartelor de activitate pentru monitorizare). În acest caz sunt colectate adresele IP ale conexiunii la internet, data și ora completării, contul de utilizator etc., acestea fiind necesare pentru identificarea unică a înregistrărilor/sesiunilor de lucru.

Art. 7    La vizitarea site-ului web al Asociației vor fi plasate automat cookies în computerele care îl accesează. Site-ul ANEVAR utilizează cinci tipuri de cookies (necesare pentru buna funcționare a site-ului, activarea unor funcții de bază precum navigarea și accesarea zonelor securizate sau cookies cu rol statistic care colectează și raportează informațiile în mod anonim și care permit înțelegerea modului în care este vizitat site-ul).

Art. 8 Prin navigarea pe site-ul web al Asociației sau introducerea detaliilor de conectare pentru accesarea zonelor rezervate membrilor înregistrați, se prezumă consimțământul de a plasa aceste cookies pe computerul sau dispozitivul conectat la internet.

Art. 9 ANEVAR utilizează serviciul Google Analytics pentru contorizarea vizualizărilor. Mai multe informații despre acest subiect puteți găsi aici - https://support.google.com/analytics/answer/6004245 .

 

V.               Prelucrarea datelor în cadrul Bibliotecii profesionale ANEVAR și al canalului WhatsApp ANEVAR+

Art. 10

10.1 Prelucrarea datelor în cadrul Bibliotecii profesionale ANEVAR

(1)       ANEVAR prelucrează datele utilizatorilor Bibliotecii în scopul creării și administrării conturilor, verificării calității în baza căreia se acordă accesul, gestionării drepturilor de acces, înregistrării acceptării Termenilor și condițiilor, funcționării și securizării platformei, protejării drepturilor de autor, prevenirii utilizării neautorizate, investigării incidentelor și soluționării solicitărilor utilizatorilor.

(2)       Istoricul consultării, descărcării sau tipăririi materialelor nu va fi utilizat pentru evaluarea activității profesionale, monitorizarea profesională ori disciplinară sau crearea unor profiluri privind interesele profesionale ale utilizatorilor, cu excepția cazului în care informațiile sunt necesare pentru investigarea unei utilizări neautorizate, a unei încălcări a Termenilor și condițiilor sau a unui incident de securitate.

(3)       Datele utilizatorilor sunt prelucrate, după caz, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul (UE) 2016/679, pentru furnizarea accesului în condițiile acceptate de utilizator, al art. 6 alin. (1) lit. c), pentru îndeplinirea obligațiilor legale, și al art. 6 alin. (1) lit. f), în baza interesului legitim al ANEVAR de a administra și securiza Biblioteca, de a proteja materialele și drepturile de autor și de a preveni utilizările neautorizate.

(4)       Datele autorilor sunt prelucrate pentru administrarea procesului editorial, analiza și selectarea materialelor, comunicarea cu autorii, publicarea și atribuirea materialelor, efectuarea modificărilor editoriale convenite, administrarea drepturilor de autor, păstrarea dovezii acordării dreptului de publicare și constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi. Temeiurile juridice sunt demersurile efectuate la solicitarea autorului și executarea înțelegerii privind publicarea, îndeplinirea obligațiilor legale și interesul legitim al ANEVAR privind administrarea procesului editorial și protejarea drepturilor sale.

(5)       Statisticile generale privind utilizarea Bibliotecii vor fi realizate, pe cât posibil, pe baza unor date anonimizate sau agregate.

(6)       Biblioteca este găzduită de GTS pe o mașină virtuală. Accesul administrativ la platformă este limitat la persoanele autorizate și este acordat, în funcție de necesitățile tehnice și de atribuțiile fiecăruia, dezvoltatorului aplicației, furnizorului de servicii IT care administrează rețeaua ANEVAR și personalului desemnat din cadrul departamentului IT al ANEVAR. Furnizorii externi vor prelucra datele numai în baza instrucțiunilor documentate ale ANEVAR și în limitele necesare furnizării serviciilor contractate.

 

10.2  Prelucrarea datelor în cadrul canalului WhatsApp ANEVAR+

(1)       Canalul WhatsApp ANEVAR+ este utilizat exclusiv ca instrument de difuzare a unor informări profesionale generale, inclusiv noutăți privind profesia, Biblioteca profesională, pregătirea profesională continuă, publicațiile și evenimentele ANEVAR. Canalul nu permite conversații între urmăritori.

(2)       Urmărirea canalului este voluntară. Comunicările transmise prin canal nu înlocuiesc informările oficiale sau obligatorii adresate membrilor prin canalele stabilite de ANEVAR potrivit legii și reglementărilor profesiei.

(3)       ANEVAR poate avea acces numai la informațiile puse la dispoziția administratorului canalului de platforma WhatsApp, precum reacțiile la conținut și date statistice agregate privind urmăritorii, vizualizările și interacțiunile. ANEVAR nu primește prin funcționalitatea canalului o listă cu numerele de telefon ale urmăritorilor.

(4)       Datele sunt prelucrate pentru administrarea și securizarea canalului, publicarea informărilor, analizarea statisticilor agregate și soluționarea incidentelor. Comunicările opționale se bazează pe alegerea voluntară a persoanei de a urmări canalul, iar administrarea și securizarea acestuia se întemeiază pe interesul legitim al ANEVAR. Urmăritorul poate înceta în orice moment urmărirea canalului, utilizând funcțiile WhatsApp.

(5)       Canalul este administrat de angajatul ANEVAR desemnat pentru activitățile de relații publice și imagine, în limitele atribuțiilor și drepturilor de acces acordate.

(6)       WhatsApp Ireland Limited și societățile din grupul Meta prelucrează, în calitate de operatori independenți, anumite date privind contul, dispozitivul și utilizarea serviciului, potrivit propriilor condiții și politici de confidențialitate. ANEVAR nu stabilește scopurile și mijloacele acestor prelucrări și nu controlează durata păstrării datelor sau eventualele transferuri internaționale realizate de furnizorul platformei.

 

VI.             Cine poate avea acces la datele cu caracter personal prelucrate de ANEVAR?

Art. 11 

(1)         ANEVAR se va asigura că datele cu caracter personal sunt procesate doar în legătură cu scopurile menționate anterior. În unele situații, este posibil să fie necesară dezvăluirea unor informații pentru a ne conforma obligației de a răspunde la cererile legale ale autorităților.

(2)         Datele cu caracter personal vor fi comunicate doar atunci când avem obligația legală de a face acest lucru.  În acest sens, putem dezvălui o parte sau toate categoriile de date cu caracter personal către următoarele terțe părți care acționează ca operatori de date cu caracter personal: autorități publice (precum Agenția Națională de Administrare Fiscală, Primării și Consilii Locale, instanțe de judecată, parchete, organe de poliție și alte asemenea).

(3)         De asemenea, putem transmite date cu caracter personal următoarelor părți care acționează conform instrucțiunilor noastre în calitate de operatori independenți (AON, în calitate de broker de asigurări) sau de împuterniciți: companii furnizoare de diferite servicii (curierat – Poșta Română, Fan Courier; emitere parafe și legitimații de membru; întreținere rețea, dezvoltare și suport IT, administrarea contului de membru din pagina personală și oferirea de servicii on-line; resurse umane; procesatori de plăți on-line etc.).”

(4)         Pentru funcționarea Bibliotecii profesionale, datele pot fi accesate, în limitele necesare și pe baza unor drepturi individuale de acces, de dezvoltatorul aplicației, de furnizorul de servicii IT care administrează rețeaua ANEVAR, de furnizorul de găzduire GTS și de personalul IT desemnat al ANEVAR. Membrii Grupului de lucru editorial pot accesa numai datele și materialele necesare procesului editorial. În contextul canalului WhatsApp ANEVAR+, WhatsApp Ireland Limited și societățile din grupul Meta pot prelucra date în calitate de operatori independenți.

 

VII.          Drepturile persoanelor vizate cu privire la datele cu caracter personal

Art. 12 Persoanele vizate (menționate la art. 4.3) ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de ANEVAR au următoarele drepturi:

(1)         dreptul de acces la datele cu caracter personal - dreptul de a solicita o copie a datelor cu caracter personal pe care le deținem în legătură acestea;

(2)         dreptul la rectificare - dreptul de a rectifica datele deținute de Asociație dacă acestea nu sunt corecte sau complete. Dacă datele pe care le deținem trebuie actualizate sau în cazul în care acestea ar putea fi incorecte, persoanele vizate au dreptul de a solicita corectarea oricărei inexactități.  

-        membri titulari se pot autentifica în pagina personală (membri.anevar.ro) pentru actualizarea acestora sau pot contacta Departamentul evidență membri.

-        în cazul celorlalte categorii de persoane vizate, dreptul de rectificare poate fi exercitat în scris (printr-o scrisoare sau un e-mail la adresa protectiadatelor@anevar.ro).

(3)         dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”) – dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal în anumite situații, de exemplu dacă acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate;

(4)         dreptul la restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal - se aplică în anumite situații, de exemplu, în cazul în care este contestată acuratețea datelor și poate fi exercitat pentru o perioadă care să permită verificarea exactității acestora;

(5)         dreptul la portabilitatea datelor – dreptul de a obține datele cu caracter personal care au fost furnizate într-un format structurat și care să poată fi citit automat și de a transmite aceste date altui operator, atunci când mijloacele tehnice permit acest lucru. Acest drept poate fi exercitat doar în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul persoanelor vizate.

(6)         dreptul la opoziţie – dreptul persoanelor vizate de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal, din motive legate de situația particulară în care se află acestea, dacă nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea;

(7)         dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri - dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra persoanelor vizate sau care le afectează în într-o măsură semnificativă.

(8)         dreptul de a depune o plângere – în cazul unor nemulțumiri legate de modul în care Asociația utilizează datele cu caracter personal ale persoanelor vizate, acestea au dreptul de a face o plângere adresată responsabilului cu protecția datelor. Dacă modul în care ANEVAR a răspuns unei eventuale plângeri nu este satisfăcător, persoanele vizate se pot adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Art. 13   Aceste drepturi pot fi exercitate contactând ANEVAR la adresa de e-mail protectiadatelor@anevar.ro , urmând ca Asociația să depună toate eforturile rezonabile și practice pentru a se conforma solicitării, atâta timp cât aceasta este în concordanță cu legislația aplicabilă și cu standardele profesionale.

 

VIII.        Securitatea datelor cu caracter personal prelucrate de ANEVAR

Art. 14   Având în vedere contextul și scopurile menționate la art. 2 și 3, ANEVAR implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător riscului pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice ale căror date cu caracter personal le prelucrează.

Art. 15   Angajații Asociației precum și alte persoane împuternicite care au acces la date cu caracter personal au anumite responsabilități în a se asigura că aceste date sunt colectate, păstrate și utilizate corespunzător, în conformitate cu prevederile prezentei proceduri.

Art. 16   Responsabilul cu protecția datelor va revizui periodic această procedură și va informa Președintele Asociației și Consiliul director cu privire la orice riscuri implicate de procesarea datelor cu caracter personal.

Art. 17   Datele cu caracter personal vor fi accesate doar de către angajații care au nevoie de acestea în exercitarea atribuțiilor specifice, prevăzute în fișa postului sau pentru îndeplinirea unor cerințe legale și doar dacă au competența și împuternicirea să o facă. Datele vor fi utilizate doar pentru scopurile legitime pentru care au fost obținute. Drepturile de acces ale angajaților la datele cu caracter personal prelucrate de Asociație sunt prevăzute în Anexa 1 la prezenta procedură.

Art. 18 Datele cu caracter personal nu vor fi dezvăluite cu caracter informal de către angajații ANEVAR către persoane neautorizate din interiorul sau exteriorul Asociației.

Art. 19 Măsuri și recomandări menite să asigure confidențialitatea datelor cu caracter personal:

(1)       orice informații sau înregistrări cu caracter personal, disponibile în format fizic, vor fi păstrate, pe cât posibil, în spații (dulapuri sau încăperi) închise cu cheie;

(2)       datele cu caracter personal stocate pe suporturi externe de memorie (stick-uri USB, hard disk-uri externe, CD-uri, DVD-uri, etc.) vor fi protejate cu parolă;

(3)       datele cu caracter personal vor fi criptate sau parolate înainte de a fi transferate electronic către contacte exterioare autorizate (de exemplu, către împuterniciți – furnizori/prestatori de servicii) iar parolele vor fi transmise separat, pentru a preveni eventualele breșe de securitate;

(4)       se recomandă implementarea politicii biroului curat (nu vor fi lăsate la vedere, nesupravegheate, documente care conțin date cu caracter personal);

(5)       angajații ANEVAR vor lua măsuri de precauție astfel încât printurile care conțin date cu caracter personal să nu fie uitate/abandonate în imprimante sau copiatoare;

(6)       în cazul discuțiilor telefonice sau videoconferințelor, se va asigura discreție atunci când sunt comunicate informații confidențiale;

(7)       dacă informațiile cu caracter personal sunt vizualizate pe ecranul unui PC, angajații se vor asigura că fereastra și documentele sunt închise corespunzător, înainte de a lăsa computerul nesupravegheat;

(8)       se recomandă parolarea computerelor cu parole compuse din cel puțin 6 caractere (litere și cifre sau simboluri)

(9)       se recomandă schimbarea periodică a parolelor de autentificare în conturile de utilizatori ai aplicației de evidență a membrilor sau în conturile de acces pe site-ul web al Asociației;

(10)   copiile în surplus ale documentelor care conțin date cu caracter personal  sau documentele care nu mai sunt necesare vor fi distruse în condiții de siguranță;

(11)   documentele care conțin date cu caracter personal nu vor fi scoase din sediul Asociației sau al filialelor fără autorizare din partea superiorului ierarhic sau a responsabilului cu protecția datelor;

(12)   se va evita transmiterea de emailuri care conțin date cu caracter personal prin intermediul unor conexiuni wi-fi nesecurizate (rețele publice cu acces liber – de exemplu cele din aeroporturi, mall-uri, hoteluri etc.)

(13)   orice încălcare sau neglijență deliberată, cu rea voință, a confidențialității și securității datelor cu caracter personal poate avea ca efect luarea de măsuri disciplinare.

Art. 20 Breșele de securitate

(1)       în cazul în care, în pofida măsurilor de precauție luate de Asociație pentru a preveni și minimiza încălcarea securității datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, survin incidente de natura breșelor de securitate (atacuri informatice asupra bazelor de date și a site-ului web, sustragerea de documente care conțin date cu caracter personal, divulgarea de date cu caracter personal în afara scopurilor legitime sau a îndeplinirii unor obligații legale, distrugerea, pierderea sau modificarea datelor etc.), angajații vor informa imediat și detaliat, în scris, superiorul ierarhic sau responsabilul cu protecția datelor în legătură cu orice nelămurire, suspiciune sau observație legată de un posibil risc la adresa securității prelucrării de care iau cunoștință, în exercitarea atribuțiilor de serviciu și în orice altă împrejurare.

(2)       dacă pericolul cu privire la datele cu caracter personal este iminent, informarea se va face telefonic și în scris, în cel mai scurt timp.

(3)       în cazul în care încălcarea securității datelor cu caracter personal este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, Asociația va informa persoanele vizate cu privire la această încălcare;

(4)       pentru a asigura capacitatea de restabilire a disponibilității datelor cu caracter personal și accesul la acestea în timp util în cazul unui incident de natură fizică sau tehnică, Asociația va lua măsuri pentru realizarea de back-up-uri periodice ale bazelor de date electronice.

Art. 21  Perioada de retenție a datelor:

(1)       datele cu caracter personal prelucrate de Asociație vor fi păstrate în conformitate cu prevederile Politicii privind Retenția datelor;

(2)       ANEVAR va înceta să prelucreze date cu caracter personal, atâta timp cât acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile stabilite, când persoanele vizate și-au retras consimțământul, în situațiile când nu există motive legitime imperioase pentru continuarea prelucrării care să prevaleze intereselor, drepturilor și libertăților persoanelor fizice sau dacă datele cu caracter personal nu sunt necesare pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

(3)       Datele contului Bibliotecii se păstrează pe durata existenței contului și, dacă este necesar pentru soluționarea solicitărilor sau apărarea drepturilor, pentru cel mult 3 ani de la închiderea acestuia. Dovezile acceptării Termenilor și condițiilor se păstrează pe aceeași perioadă.

(4)       Jurnalele de autentificare, accesare, descărcare, tipărire și securitate se păstrează, de regulă, timp de 12 luni. Dacă datele sunt necesare pentru investigarea unui incident, a unei utilizări neautorizate sau pentru un litigiu, acestea pot fi păstrate până la soluționarea situației și expirarea termenelor legale aplicabile.

(5)       Declarațiile autorilor și documentele privind dreptul de publicare se păstrează pe durata publicării materialului și ulterior atât timp cât este necesar pentru dovedirea drepturilor acordate și apărarea drepturilor ANEVAR. Datele bibliografice ale autorului se păstrează cât timp materialul este disponibil în Bibliotecă sau în arhiva editorială.

(6)       Datele statistice anonimizate ireversibil pot fi păstrate fără un termen determinat, întrucât nu mai constituie date cu caracter personal.

(7)       Datele accesibile ANEVAR în cadrul canalului WhatsApp sunt prelucrate pe durata urmăririi canalului și potrivit funcționalităților platformei. Datele prelucrate independent de WhatsApp sunt păstrate potrivit politicilor proprii ale furnizorului.

Anexa 1

Drepturile de acces ale angajaților ANEVAR la date cu caracter personal

Departament / Funcția

Drepturi de acces la diferite surse de date cu caracter personal

Director General

 

 

 

 

 

 

 

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Documente primite prin poștă/email sau curier;

·     Documente emise de ANEVAR

·     Arhiva asociației;

·     Date personale ale angajaților și ale candidaților la angajare;

·     Date personale ale terților cu care Asociația încheie contracte sau parteneriate;

·     Date biometrice (imagini faciale)* colectate de sistemul de monitorizare video instalat la sediul ANEVAR (acces numai în baza unui user și a unei parole și numai în situațiile speciale care reclamă o analiză a informațiilor stocate – ex. cazuri de intrare prin efracție, dispariție de bunuri/documente)

Departament Evidență Membri

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației (inclusiv la datele transmise prin intermediul paginii personale a membrilor);

·     Dosare de înscriere în Asociație a persoanelor fizice;

·     Informații privind sancțiunile disciplinare acordate membrilor titulari de către CED;

·     Arhiva fizică și electronică a dosarelor de membru titular și stagiar;

·     Polițe de asigurare de răspundere profesională;

·     Documente primite prin poștă/email sau curier și care sunt în sfera de competență a departamentului;

·     Documente emise de departament (ex. adeverințe etc.)

Responsabil cu protecția datelor

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Documente primite prin poștă/email sau curier aflate sub incidența GDPR;

·     Documente emise de ANEVAR care intră sub incidența GDPR;

·     Arhiva asociației;

·     Platforma online de pe site-ul web al asociației;

·     Contracte și acte adiționale încheiate cu furnizorii și prestatorii de servicii;

Departament Pregătire Profesională

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Dosare de înscriere la examenul de atribuire a calității de membru stagiar;

·     Dosare de înscriere la examenul de acreditare;

·     Platforma online de pe site-ul web al asociației (formularele de înscriere la cursuri/seminare/conferințe)

·     Platforma de e-learning (teste online)

·     Documente primite prin poștă/email sau curier și care sunt în sfera de competență a departamentului;

·     Documente emise de departament

Departament Juridic – Secretariat CED

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Reclamații și rapoarte de evaluare prelucrate în cadrul cercetărilor disciplinare;

·     Informații despre condamnările penale / infracțiuni sau diferitele faze ale cercetărilor penale (colectate din raportul anual de activitate);

·     Contractele și actele adiționale încheiate cu furnizorii și prestatorii de servicii;

·     Documente primite prin poștă/email sau curier și care sunt în sfera de competență a departamentului;

·     Documente emise de departament (ex. referate, adrese de răspuns la solicitări etc.)

Departament IT

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Conținutul site-ului web al Asociației și al site-ului de e-learning;

·     Domeniul de mail anevar.ro;

·     Formularele online de pe platforma web

·     Documente primite prin poștă/email sau curier și care sunt în sfera de competență a departamentului;

·     Documente emise de departament

·     Administrarea tehnică a Bibliotecii profesionale ANEVAR;

·     Datele conturilor și jurnalele tehnice strict necesare gestionării accesului, suportului și securității platformei;

·     Acces acordat individual, în limita atribuțiilor și consemnat în evidențele de acces.

Departament cercetare științifică

·     Materialele propuse spre publicare în Biblioteca profesională ANEVAR, versiunile revizuite și materialele publicate;

·     Datele de identificare și de contact ale autorilor, strict necesare administrării procesului editorial și corespondenței cu aceștia;

·     Declarațiile autorilor și documentele referitoare la originalitatea materialelor, drepturile de autor, respectarea confidențialității și utilizarea instrumentelor bazate pe inteligență artificială, în măsura necesară verificării condițiilor de publicare;

·     Datele de identificare și de contact ale editorilor și recenzorilor, precum și informațiile necesare distribuirii materialelor către aceștia;

·     Recenziile, observațiile editoriale, versiunile succesive ale materialelor și corespondența cu autorii, editorii și recenzorii;

·     Evidențele privind primirea, repartizarea, evaluarea, aprobarea, publicarea, actualizarea sau retragerea materialelor;

·     Fără acces la parolele utilizatorilor, jurnalele tehnice ale platformei sau istoricul accesărilor, descărcărilor și tipăririlor efectuate de utilizatorii Bibliotecii.

 

Departament Contabilitate

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Dosarele de personal și CV-urile candidaților la angajare;

·     Date financiare ale membrilor titulari (numerele conturilor, banca etc);

·     Documente primite prin poștă/email sau curier și care sunt în sfera de competență a departamentului (ex. facturi, deconturi etc);

·     Documente emise de departament

Departament Publicații

·     Arhiva foto/ video (fotografii de stoc, fotografii de la evenimentele și activitățile ANEVAR);

·     Date personale ale terților, necesare în activitatea de negociere și contractare (parteneri media, prestatori de servicii de grafică și editare text, PR, marketing)

·     Conținutul site-ului web al Asociației și al paginilor de social media oficiale

Departament Rețea Națională / Filiale

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Documente primite prin poștă/email sau curier și care sunt în sfera de competență a departamentului/filialei;

·     Documente emise de departament/filială;

·     Date personale ale participanților la cursurile de formare organizate de filială;

·     Cereri de înscriere la examenele de finalizare curs/stagiu;

·     Rapoartele de evaluare ale membrilor stagiari și/sau titulari, prelucrate în scopul desfășurării activităților didactice organizate de filiale (ex. - teme de curs, lucrări de absolvire)

Departament Verificare și Monitorizare

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Rapoarte de evaluare și dosare de lucru ale evaluatorilor autorizați incluși în programul de monitorizare;

·     Reclamații și rapoarte de evaluare care fac obiectul activității de verificare/formulare a opiniei privind conformitatea cu standardele de evaluare;

·     Platforma online de pe site-ul web al asociației (formularele de raportare anuală a activității desfășurate de evaluatorii autorizați);

·     Documente primite prin poștă/email sau curier și care sunt în sfera de competență a departamentului;

·     Documente emise de departament (ex – note de inspecție, referate de verificare, răspunsuri la sesizări etc.)

Secretariat

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Documente primite prin poștă sau curier;

·     Documente emise de Asociație și transmise prin intermediul Secretariatului;

·     Registrul de primiri și Registrul de ieșiri;

·     Arhivele electronice ale documentelor înregistrate;

·     Aplicația de evidență informatizată a membrilor Asociației;

·     Dosare de înscriere la examenul de atribuire a calității de membru stagiar

·     Facturi/procese verbale de predare-primire conținând date personale ale delegaților

Departament administrativ

·     Date personale ale prestatorilor de servicii legate de întreținerea sediului ANEVAR și a parcului auto (curățenie, service centrală telefonică, protecție și pază, întreținere și service instalații etc.)

·     Facturi/procese verbale de predare-primire conținând date personale ale delegaților;

Responsabil relații publice și imagine

·     Administrarea canalului WhatsApp ANEVAR+;

·     Publicarea informărilor și accesul la reacțiile și statisticile agregate puse la dispoziție de platformă;

·     Fără acces, prin funcționalitatea canalului, la o listă cu numerele de telefon ale urmăritorilor.

 

* Notă: Având în vedere importanța acordată de Regulamentul (UE) 2016/679 aspectelor legate de viața privată a persoanelor fizice, se recomandă o atenție specială în privința prelucrării datelor biometrice (imaginile video) și a celor legate de monitorizarea IT și a apelurilor telefonice, precum și a condițiilor în care angajații ANEVAR au acces la respectivele înregistrări. Aceasta, cu atât mai mult cu cât în numeroase situații este foarte dificilă distincția dintre utilizarea telefoanelor și computerelor puse la dispoziție de angajator sau a dispozitivelor personale folosite la birou (de tipul BYOD – Bring Your Own Device) în interes de serviciu sau în interes personal (a se vedea Opinia 2/2017 despre procesarea datelor la locul de muncă emisă de WP 249 sub egida Comisiei Europene).

Această atenționare se extinde și asupra monitorizării utilizării autovehiculelor aparținând Asociației și utilizate în interes de serviciu în afara orelor de program și asupra monitorizării accesului angajaților la aplicații web ale ANEVAR de la distanță și în afara timpului normal de lucru.

În privința prelucrării imaginilor video surprinse de camerele de supraveghere, Asociația a implementat o procedură de acces restricționat prin care este necesară intervenția simultană a două persoane – directorul general și administratorul rețelei IT, fiecare dintre acestea având competențe distincte (directorul general fiind singura persoană care cunoaște user-ul și parola iar administratorul rețelei fiind unicul în măsură să realizeze conexiunea fizică a echipamentelor). Termenul de stocare a înregistrărilor este de 20 de zile, la finalul cărora acestea se distrug automat.

— sfârșitul documentului —